השיעור הכי חשוב שתלמדו על מיקור חוץ.

מיקור חוץ

סנטה קלאוס במיקור חוץ

אחד הנושאים שאני מקבל עליו הכי הרבה תגובות ושאלות מכם-הוא המיקור חוץ, מי שעוקב אחר הבלוג הזה יודע שאני מעריץ גדול מאוד של אאוטסורסינג, ושאם פעם השתמשתי בו רק על מנת לבצע פעולות שאני לא יכול לעשות לבד-כיום, עקב ההיצע הרב בתחום, והמחירים הנמוכים- אנינעזר במיקור חוץ גם לפעולות שאני יכול לעשות אבל סתם לא אוהב או שאין לי זמן אליהם.

גם מהמיילים שלכם אני רואה שהרבה מאוד אנשים התחילו להשתמש במיקור חוץ, חלקכם מעסיקים עובד  לפרויקטים בודדים וחלק כבר העסיקו עובד במשרה מלאה.

מה שמדהים זה שהרבה אנשים התחילו להשתמש באאוטוסורסינג גם למטרות שלא קשורות לשיווק באינטרנט, אם זה דברים שקשורים לניהול העסק (משכורות דוחות , מצגות , גיוס עובדים אחרים וכו) ואם לפעולות בתחומים אחרים, שעדיף שלא אזכיר כאן…

הפעם אני רוצה לחסוך לכם הרבה זמן וכסף שמשווקים אחרים (ובינהם עבדכם הנאמן) -מבזבזים בהתעסקות במיקור חוץ עקב טעויות רבות בתהליך, אני אציג לכם את הפרויקט הרציני הראשון שלי שבו התעסקתי במיקור חוץ –ושבו עשיתי כמעט את כל הטעויות האפשריות, כידוע טעויות הן הדרך הכי טובה ללמוד-וזה מה שנעשה..

איך בזבזתי כמעט 4 חודשים על עבודה של שבוע אחד:

לפני כשנה וחצי החלטתי להוציא קורס שנושא מסויים שקשור לשיווק באינטרנט, תכננתי שהקורס יהיה מורכב ממדריך דיגיטאלי (איבוק) ומחמשה סרטוני וידאו שמדגימים איך לבצע את הצד הטכני של החומר הנלמד.

מאחר שהקורס היה מיועד למכירה בחו"ל (כלומר באנגלית) החלטתי שאת כולו אעביר למיקור חוץ, חילקתי את הפרוייקט לכמה חלקים (אי בוק, סרטוני הוידאו, דף נחיתה, הכתיבה של דף המכירה  והעיצוב של הדף) והחלטתי שאוציא כל חלק בנפרד למכרז באתרי האאוטסורסינג כך שעל כל חלק יעבוד עובד אחר  (וודאי אתם חושבים-הנה הטעות הראשונה, אבל דווקא לא, מסתבר שזאת היתה ההחלטה היחידה שהיתה דווקא נכונה..).

החלטתי להתחיל עם החלק המורכב יותר-סרטוני הוידאו, מדובר ב-5 סרטונים של 10-15 דק כל אחד שאותם הוצאתי למכרז, הכנתי תקציר של כל סרטון ואת הדרישות שלי ופרסמתי ב odesk

תוך 24 שעות קיבלתי למעלה מ-10 הצעות שונות (מה שבדרך כלל קורה- רוב ההצעות מתקבלות ביממה הראשונה של פרסום המכרז) ואחרי יום נוסף ועוד כמה הצעות החלטתי לבחור את ההצעה הזוכה-כלומר את מי שיעשה בשבילי את הסרטונים.

רוב ההצעות שקיבלתי היו סביב ה 300 דולר, אך בינהן היו שתי הצעות של 150 דולר, כמובן שאוטומטית נמשכתי אליהן-והחלטתי לבדוק את המציע.

אחד מהם היה חדש, כך שלא היו לו שום דירוגים ולכן ישר ויתרתי עליו (למי שלא עוקב, כל נותן שירות באתריי האאוטסורסינג-מקבל דירוג שמורכב משכלול של כל הדירוגים שהוא דורג ע"י מעסיקים קודמים, ניתן להכנס לפרופיל של נותן השירות וליראות איך אנשים אחרים שלהם הוא ביצע פרויקט-דירגו את עבודתו לאחר שהסתיימה, מדובר בנתונים מאוד חשובים שיכולים לתת לנו אינדיקציה מאוד טובה לאיכות של המציע, לכישורים שלו ולניסיון שלו).

למציע השני,  (של ה 150 דולר)  בחור ג'ני בשם ברלי , היה דירוג דיי גבוה-9 מתוך 10, ולכן נכנסתי להיסטורית העבודות שלו לקבל תמונה יותר מדוייקת, היו לו כ -20 פרויקטים שהוא ביצע באתר כאשר על רובם הוא קיבל 10, ועל שנים מהם קיבל ציון מאוד נמוך:1-2.

החלטתי להתעלם משני הכשלונות שלו ושלחתי לו הודעה, מאחר שהבחור מג'נה  רציתי לוודא שאין לו מבטא כבד, שלחתי לו תיאור מפורט של העבודה וביקשתי לדעת אם יש לו מבטא, לאחר כמה שעות הוא שלח לי הקלטה שלו שבה הוא מקריא את התיאור ששלחתי לו- להפתעתי קולו היה ללא מבטא, חזק וברור כמו שדרן אמריקאי ותיק, התרשמתי שמדובר בבחור רציני , ובחרתי בו על מנת לבצע את הפרויקט.

וכאן התחיל הבלאגן..

עברו כעשרה ימים ולא שמעתי מהגני שלי כלום, שלחתי לו מייל לראות כיצד מתקדמת העבודה (בהצעה שהוא הגיש הוא רשם כי יקח לו 7 ימים לביצוע הפרויקט) , ומיד קיבלתי ממנו תשובה כי הוא מצטער אך העבודה יותר מורכבת ממה שהוא חשב ולכן יקח לו עוד קצת זמן.

מאחר שלא הייתי ממש לחוץ על העבודה –לא לחצתי יותר מדי אך רק ביקשתי שיעדכן אותי על ההתקדמות, ואכן כל כמה ימים הוא שלח לי הודעה כי הוא מתנצל אז זה יקח לו עוד קצת זמן.. לא לחצתי..

מדי פעם הוא שלח לי מייל עם שאלות –כמה נקודות שהוא לא ממש הבין מהתיאור המפורט שלי, עניתי לו, שלחתי לו דוגמאות וכן הזמן עבר, בלי ששמתי לב כבר עברו חודשיים והעבודה לא היתה עדיין מוכנה.

לאחר חודשים ושבוע קיבלתי הודעה באתר האאוטסורסינג –"הפרויקט שלך מוכן", בירכתי שהחיינו והורדתי את הקבצים של הסרטונים, ואז חשבו עיניי…

אין לי זמן והאמת שאני גם לא זוכר את כל הפאקים שהיו בעבודה אבל בגדול האיכות של הסרטונים היתה גרועה, צורת ההצגה לא היתה מקצועית בכלל, בוזבז הרבה זמן על הצגה של נושאים שוליים (כגון הורדה והתקנה של תוכנה) ואילו את הנושאים העיקרים של הקורס הגני שלי הציג בקצרה ולא בבירור בכלל, היו חלקים שהוא בכלל לא הסביר מה הוא עושה אלא רק ביצע פעולות במסך, היו חסרים חלקים והיו חלקים מיותרים, בקיצור בלאגן שלם, אני כמעט משוכנע שאם הייתי עוצר בנאדם ברחוב שאין לו שום מושג בנושא של הקורס ושמעולם לא הכין סרטוני הדרכה ונותן לו יום אחד –התוצאה היתה טובה יותר מכל מה שהעובד שלי עשה בחודשיים..

כמובן שמיד פניתי אל הגני שוב, ורשמתי לו שהעבודה ברמה גרועה, הוא התנצל עשרות פעמים ובאמת היה אדיב ואמר לי שהוא לא יפסיק לעבוד על הפרויקט עד שאהיה מרוצה.

הפעם הכנתי לו פירוט יותר מפורט של הסרטונים, שלב אחר שלב מה בדיוק אני רוצה שהוא יעשה, בנוסף הכנתי לו הדרכה קצרה על שיווק, על עריכת וידאו, על תוכנות הקלטת מסך, על כללים בסיסים ליצירת סרטון הדרכתי וכל מה שבעצם הוא היה צריך לדעת בתור "מומחה לסרטוני וידאו" כפי שהציג את עצמו באתר..

לא ארחיב בפרטים כי גם ככה הפוסט הזה מתארך יותר ממה שתכננתי, אך בקצרה לאחר שגם ההסבר המפורט לא הספיק כנראה, ובוזבזו עוד חודשים על ניסונות שלו לשפר את העבודה (לזכותו יאמר שהוא בהחלט ניסה) –החלטתי לגנוז את העבודה שלו, (שכעת הגיעה לרמה יחסית גבוהה אך עדיין לא מושלמת כפי שאני אוהב), שילמתי לו על העבודה וחיפשתי מישהו אחר שיעשה אותה במקומו.

אז מה קרה בסוף?  אגיע לזה בהמשך  אך בגדול יש סוף טוב.. אך לפניו אגיע למטרה שלשמה כתבתי את הפוסט הזה – סקירה של הטעויות שלי בפרויקט הנ"ל, בתקווה שתלמדו מהן ולא תחזרו עליהן (כפי שאני למדתי..):

לא בדקתי היטב את היסטורית העבודות של העובד– אומנם סקרתי את הפידבקים של הספק, וראיתי כי יש לו הרבה דירוגים טובים, אך לא בדקתי שהעובד עשה בעבר עבודה שדומה למה שאני צריך- אם הייתי בודק היטב הייתי נוכח לדעת שהגני שלי עשה אומנם הרבה עבודות (ואת רובן בהצלחה) אך הוא מעולם לא התעסק עם מה שקשור לוידאו.

בחרתי את אחת ההצעות הזולות- אני יודע שלא משנה כמה שאגיד לכם- כולם יפלו בפח הזה, מפתה מאוד לבחור את ההצעות הזולות יותר ולשכנע את עצמנו ש "איזה הבדל יכול כבר להיות", אבל אין מה לעשות השוק עושה את שלו- אם ההצעה נמוכה מהממוצע כנראה שיש סיבה, וגם העבודה תהיה ברמה נמוכה מהממוצע.

שימו לב שאם אתם צריכים עבודה שגם ככה לא עולה הרבה (עשר עשרים דולר) אז אתם כן יכולים להרשות לעצמכם להסתכן, במקרה הכי גרוע תפסידו כמה דולרים, אך אם מדובר בפרויקט גדול ויקר יותר-אל תתפתו לבחור בזול!

לא עקבתי אחרי הזמנים– כל מי שמתעסק בשיווק באינטרנט יודע כי אחת הבעיות העיקריות שלנו היא העצלות, והנטייה לדחות דברים ,באותה התקופה עבדתי במקביל על עוד כמה פרויקטים ולכן היה לי נח להפיל את בזבוז הזמן –על העובד שלי, כשראיתי שהעבודה מתמהמהת תירצתי לעצמי שזאת לא אשמתי ושהעובד שלי מתעכב- ההתמהמהות בביצוע העבודה נתנה לי סוג של תירוץ גם כשראיתי שהימים עוברים והפרויקט עדין לא מוכן לא לחצתי יותר מדי.

לא חילקתי את העבודה ליחידות קטנות– פשוט הבאתי לו תיאור של כל הסרטונים שהוא צריך לעשות, וחיכיתי שהוא יסיים את הכל, רק אחרי שהבנתי שזאת היתה טעות עברתי איתו לשיטת עבודה אחרת: הבאתי לו תיאור מדויק של הסרטון הראשון, אמרתי לו שיש לו יומיים לסיים אותו ולשלוח לי אותו בחזרה ורק אחרי שבדקתי ואישרתי את התוצאה עברנו לסרטון השני וכך הלאה, אז נכון עבדתי קצת יותר קשה –אבל כבר הבנו שהעצלנות לא משתלמת כאן..

בדיעבד מה שהייתי צריך לעשות הוא להוציא למכרז רק את הסרטון הראשון, לתת לשני זוכים לבצע את העבודה ואז  לבחור מבינם (על סמך הביצוע שלהם בסרטון הראשון) את העובד שאיתו אמשיך את שאר הפרויקט- אני בטוח שהייתי חוסך בכך הרבה כסף והרבה זמן.

בחרתי עובד מעולם שלישי– אז נכון, זאת המטרה של האאוטסורסינג, בדרך כלל ההודים והפיליפינים יתנו תוצאות טובות, אך אם הפרויקט שלכם קצת יותר מורכב, דורש יותר "הגדלת ראש"  או להבדיל אתם לא יכולים או רוצים לכתוב תיאור מפורט ומדוקדק עד לרמה הכי ספציפית של העבודה- עדיף לחפש עובד מארה"ב או ממדינות מתקדמות אחרות.

אתרי האאוטסורסינג מציעים גם הרבה עובדים ממדינות מתקדמות וההפרש בעלויות לא תמיד גדול בינם להודים וחבריהם, כמו כן ישנם הרבה ספקים אמריקאים שמעסיקים בעצמם הודים – וגם זאת אפשרות טובה, העבודה נעשית בעצמה על ידי כוח עבודה זול אך יש פיקוח והדרכה של מישהו עם "ראש גדול" יותר שהוא גם אחראי על התוצאה של העבודה.

לסיכום אם יש לכם פרויקט רציני לעשות חשוב מאוד לא להתעצל ולהכין את השטח ברצינות, אל תתפתו לבחור את ההצעה הכי זולה, אל תתפשרו על מציע שהדירוג שלו פחות ממושלם – גם אם יש לו 20 דירוגים חיובים ו 2 שלילים-זה צריך להדליק לכם נורה אדומה.

כמו כן חלקו את הפרויקט ליחידות קטנות ואף בחרו בשני ספקים עבור היחידה הראשונה- תאמינו לי שהכסף הנוסף שתשלמו עבור היחידה הראשונה יכול לחסוך לכם הרבה כסף וכאב ראש בעתיד.

הקפידו על הזמנים, אל תתנו לעובד להתמהמה, בקשו כל יום יומיים סיכום מצב ואת החומרים שמוכנים עד עכשיו.

הקפידו על תיאור מדויק של מה שאתם רוצים שיתבצע, אל תשערו שיש לעובד ידע מקדים- נסו לתת לו תיאור כמה שיותר מדויק של התוצאה הסופית הרצויה מבחינתכם, תוכן, אווירה, מטרת הפרויקט, חווית משתמש רצויה, התחושות שהלקוח שלכם צריך לקבל וכו' .

ועכשיו לסוף הטוב..  עכשיו כשהיו לי תיאורים מדויקים של מה שאני רוצה מכל סרטון- פרסמתי מכרז חדש, מצאתי בחור קנדי שביקש אומנם פי אחד וחצי מההצעה הקודמת אך יש לו ניסיון רב עם וידאו,והוא דורג גבוה על כל העבודות שהוא עשה והוא אף התחייב שאם לא אהיה מרוצה מהתוצאה הוא יקח רק אחוז קטן מהתשלום.

לקח לו בדיוק שבוע, הוא תיקתק את העבודה ושלח לי את הסרטונים ברמה גבוהה מאוד, מצד אחד הייתי מתוסכל- בזבזתי 4 חודשים סתאם, אך בתאכלס ידעתי שעברתי את השיעור הכי טוב שהייתי יכול לעבור על עבודה עם מיקור חוץ..

עלינו האח העשיר

האח העשיר- בן 30, אוהב אנשים, אינטרנט וכן..גם כסף. כבר קרוב ל 5 שנים המטרה שלי בבלוג היא לעזור לכמה שיותר ישראלים להרוויח כסף באינטרנט. אם הבלוג הזה עוזר לכם או סתאם בא לכם לתת פידבק-אתם מוזמנים להגיב..